南京邮电大学外事接待工作管理办法
发布时间: 2015-12-23    浏览次数: 22

第一章 总    

第一条  为加强我校外事工作的规范化、科学化管理,更好地为学校国际化建设目标服务,根据国家和江苏省有关规定精神,结合我校实际情况,特制定本规定。

第二条  国际合作交流处是我校执行对外政策和处理外事工作的归口管理部门和协调部门,负责督促、检查、协调和统筹管理我校的外事工作。校内各单位进行外事接待须遵守事前请示、事后汇报的原则,在有礼、有序、有成效的前提下开展工作。

第三条  各学院、各部门应确定1名院(部、中心)领导负责本单位的外事工作;确定一名外事秘书,协助负责学院的外事管理与服务工作。

第四条  本办法中的“外事接待”系指国外以及港澳台地区团体或个人来访接待。

第五条  国际合作交流处(港澳台事务办公室)在本办法中简称为国际合作交流处或国际处。

第二章  外事接待原则

第一条  我校外事接待原则上采取级别对等原则。根据外事工作的性质,我校外事接待工作分为三个层级,即学校层级的外事接待、学院层级的外事接待以及学术团队或个人的外事接待:

(一)学校层级的外事接待——以校际交流项目为主,涉及到学校的总体工作或若干学院(部、中心)的工作,一般由校级领导出面接待,国际合作交流处统筹安排,各相关单位积极配合。

(二)学院层级的外事接待——院(部、中心)级外宾来访,只涉及到单个学院或机构的外事接待,原则上由相关学院(部、中心)负责接待。

(三)学术团队或个人的外事接待——由学术团队或个人邀请专家来访,报所在学院、中心同意,再报国际处备案,原则上由学术团队或个人负责接待。如因特殊情况需学院或学校出面的,则需向学院或学校提出申请。

第二条  校级领导出面接待原则:

(一)国外大学校长、外国驻华外交机构负责人、重要友好团体的主要负责人来访,原则上由学校党政一把手接见,主管外事的副校长陪同。

(二)受党委书记或校长正式邀请的个人或团体来访,原则上由党政一把手接见,主管外事的副校长负责接待。

(三)大学的副校长来访,原则上由主管外事的副校长或由对口副校长负责接待。如有特殊情况,由校长会见。

 

第三章  外事接待程序及注意事项

第一条  学校层级的外事接待

(一)学校接待的校际交流项目,对于拓展我校与境外大学的友好交往有着重大意义。校内各部门应给予大力支持,积极配合相关的学术交流及参观、访问、讲学等活动。

(二)国际合作交流处协同党办、校办安排来访外宾的食宿安排、与校领导会谈、宴请、参观等活动。校际交流项目所在部门负责具体的讲学安排(包括讲课时间、地点、翻译等)。

(三)国际合作交流处应做好外事接待的准备及后续工作,包括提供来访人员名单及背景材料、制定来访日程安排(包括具体接待人员、时间、地点、交通、宴请等)等。

第二条  学院层级的外事接待

)(一)

 条学院邀请境外团体或个人来校访问,应至少在来访前一周,由该单位向国际合作交流处提出申请,并填写《南京邮电大学国(境)外来宾短期来访申请表》,说明来访团组或个人来校目的、时间、费用来源等,并提供相关背景材料(姓名、性别、国籍、护照复印件、学历与学位、专业职称、工作单位、学术成果、联系地址、电话、传真等);先由部门主管领导签字同意,盖章后交国际合作交流处,由国际合作交流处请示校领导同意,并视情况报上级主管部门审批。对于来访申请,国际合作交流处将在三个工作日内予以答复。经批准后的外事接待由学院负责安排,国际合作交流处可予以协助;由境外团体或个人直接与国际合作交流处联系的学院层面的外事来访,由国际合作交流处征求校内相关单位意见,如同意接待,具体接待事务由相关单位负责,国际合作交流处可予以协助。

(二)接待工作结束后的一周内,接待单位须写出总结报告,并附上外宾在校活动的有关照片和新闻稿,由学院领导审核后,发国际合作交流处存档,并视需要发学校宣传部审核备案。

(三)学院层级的外事接待如需邀请校领导出席,需提前一周提交接待计划(含来访人员名单、目的、来访者背景资料、日程安排)到国际合作交流处,由国际合作交流处向校长办公室、党委办公室提交申请。

(四)外事接待中所涉及的具体项目,各相关单位安排专人落实。

第三条  学术团体或个人层级的外事接待

学术团体或个人邀请境外团体或个人来校访问,应至少在来访前一周向国际合作交流处提出申请,并填写《南京邮电大学国(境)外来宾短期来访申请表》,经所在部门或学院主管领导签字同意,盖章后交国际合作交流处,由国际合作交流处报请校领导审批。经批准后的外事接待由学术团体或个人负责,国际合作交流处可予以适当协助。接待工作结束后的一周内,邀请人须写出总结报告,并附上外宾在校活动的有关照片和新闻稿,由所在学院或部门审核后,发国际合作交流处存档,并视需要发校宣传部审核备案。

第四条  聘请学校客座教授、名誉教授

聘请海外人士为学校客座教授、名誉教授等由申请部门报学校同意后,将相关资料交由国际合作交流处备案。人事处或其他聘用部门须向国际合作交流处提供被聘用者的简历和背景资料及接待情况,由国际合作交流处报主管校领导并存档。

第五条  接待注意事项

(一)接待过程中应遵守国家有关外事接待工作的规定与国家有关保密工作的规定。

(二)外国政要、外国使(领)馆官员以及国外传媒人员来访,须在学校批准的情况下,由国际合作交流处提前上报江苏省人民政府外事办公室,经相关部门批准后方可接待。如拟邀请以上人员参加我校活动,事先必须由国际合作交流处请示江苏省人民政府外事办公室,经批准后方可发出邀请。

(三)校内各单位邀请台湾人士来校访问或参加学术活动,须提前两周向国际合作交流处提供来访人员资料,由国际合作交流处上报江苏省台湾事务办公室,获批准后才能邀请其来访。

 

第四章  接待费用

第一条  外事接待工作应坚持勤俭办事、讲求实效的原则。接待需安排宴请时,中方陪同人数应从严掌握。国外一般来访者以简餐标准接待;国外副校长以上级别可在简餐基础上适当提高标准。

第二条  学校层级的外事接待,费用从学校的接待经费或国际合作交流处外事接待经费中支出。

第三条  学院层级及学术团体和个人层级的外事接待,费用由各接待单位和个人自行负担;如需学校承担接待经费,须提前一周以书面形式提出申请,由学院领导签字、盖所在学院章,递交国际合作交流处,由国际合作交流处汇报分管校领导,视情况决定。

 

第五章      

第一条  涉外宣传工作由国际合作交流处协同校宣传部统一管理,各相关单位和部门要严格遵守宣传纪律,积极稳妥做好涉外宣传工作。学校级别的外事活动,由国际合作交流处协同宣传部进行宣传活动;学院层级的外事活动,由学院主要负责活动的宣传与报道,并报国际合作交流处和宣传部审核、备案;学术团体和个人层级的外事活动,由学术团体和个人主要负责活动的宣传与报道,并分别报学院、国际合作交流处和学校宣传部审核和备案。

第二条  各单位开展外事工作应遵循“以我为主、互利共赢、趋利避害”和“外事无小事”的原则,严格遵守外事纪律,经常检查和掌握外事工作计划执行情况,及时处理各种涉外问题,做好涉外保密和安全保卫工作。各单位负责外事工作的领导要及时掌握和了解本单位涉外工作情况,凡属涉外工作的重大问题和情况,各单位必须及时向国际合作交流处汇报,再由国际合作交流处向学校和上级主管部门报告。

第三条  凡违反上述规定,造成不良后果,视其情节轻重,将追究相关领导及主要责任人的责任。

   第四条  本规定由国际合作交流处负责解释,自颁发之日起执行。

附件:南京邮电大学国(境)外来宾短期来访申请表.doc