因公出国（境）常见问题

一、出访手续申请篇：

Q：因公出国（境）参加国际会议或执行其他公务，需要如何办理？

A：教职工因公出国（境）执行公务要履行审批程序，在获得外方邀请函后，即可开始申请因公临时出国（境）。请在外事信息化管理系统中提交申请，外事系统可通过国际处网站“在线申请”——“外事系统”登入，或通过“智慧校园”——“外事管理系统”进入。外事系统链接：https://dice.njupt.edu.cn/fa-sys/public/home

Q：因公出国整个流程下来大概要多久？

A：从开始申请到出访结束，整个办理流程可以概括为校内审批环节、省外办审批环节（获得批件）、办护照环节、办签证环节、行前培训环节、回国后上交护照环节、完成回国反馈环节、报销环节等。其中，办签证环节涉及多部门（出访人员-学校国际处-省外办-各国使馆）往返递交材料，周期较长，因此对于签证容易办理的国家而言，需要提前2个月时间开始申请。对于签证排期紧张的国家，比如美国、加拿大等，请随时关注国际处行前须知提示，或直接咨询国际处。

Q：因公出国（境）校内审批流程都要经过哪些部门？

A：根据《南京邮电大学因公临时出国（境）管理办法》，出访任务不同、出访人员级别的不同，所需经过的审批部门有所不同，具体可以参考“因公出国（境）审批流程图”。

Q：我没有报本年度出访计划，临时有出国（境）任务可以出访吗？

A：在提交申请时说明理由，即可正常履行出国（境）审批手续。

Q：出访时间最多可推迟多久？

A：出访时间推迟最多不得超出任务批件所批准出访时间的三个月。

Q：出访任务获批后，出访任务或出访人员取消出访该怎么办？

A：出访人员应向国际处提交取消出访情况说明扫描件，归还证照时提交取消出访情况说明原件（加盖单位公章）。

Q：我和另外一位老师一起参会，可以分开申请吗？我有因公护照，他没有。

A：按照规定，出国执行同一任务，不论是行政访问还是参加学术会议，必须“团进团出”，即组成一个团来申请，办理好手续后一起出发，一起参会，一起回国。不可拆分团组，杜绝“团外团”现象。有因公护照的老师需要等没有护照的老师办好护照后再一起申请签证，团组办理进度是共同推进的，不能拆开先办理其中一人。

Q：哪些属于自组团？

A：出访人员均隶属于同一外事审批权单位。（如：出访人员均属于南京邮电大学）

Q：哪些属于参加双跨团？

A：参加中央部委、中央企业、其他省、自治区、直辖市等具有外事审批权单位的团组属于参加双跨团。（如：非南京邮电大学组团，由其他有独立外事审批权的单位组织出国团组，我校仅派员参团）

二、出访证照篇：

Q：因公护照如何办理，没有任务可以提前申请因公护照吗？

A：因公护照主要分为三类：外交护照、公务护照和公务普通护照。其中，公务护照主要面向政府机关公务员，外交护照面向外交人员。学校教职工可申请公务普通护照，有效期一般为5年。公务普通护照在有明确的出访任务下，经学校审批通过后，由国际处统一报送省外办，由省外办为出访人员办理因公护照（公务普通护照）和签证。没有任务不能提前办理因公护照。

Q：办理因公护照的照片该如何提供？

A：需要办理因公护照的人员，在出访任务填报前，出访成员可前往江苏省具有采集因公电子照片的照相点（可通过http://mrtdephoto.cn/sysuser/city_selzxd.action查询照相点）采集照片，或前往省外办通过自助照相设备自助采集生物信息，采集成功后即可获得照片回执，按照回执上的编号填写照片编号。切记照片编号不可填写错误，否则将影响证照办理。

Q：办理因公护照的指纹信息在哪里录入？

A：需要办理因公护照的人员，在团组任务上报省外办前，需携带身份证于工作日时间（9:00-17:00）到汉中门大街145号江苏政务服务中心二楼F区，在墙角自助机器上录指纹并签名，注意出生地信息需与填报时一致。

Q：我曾经办理过因公护照，现在要执行新的出国（境）任务，是否需要重新办理因公护照？

A：公务普通护照，有效期一般为5年。已经办理过因公护照申请再次出访时，若要使用之前办好的因公护照，要确保回国后护照还有6个月以上的有效期，否则需重办新护照。新办护照需要重新拍摄照片，提供20位编码，但已录过指纹信息的，不需要再次录入。

Q：哪些情况可以持因私证件出访？

A：根据外交部管理规定，因公出访任务务必持因公护照。持因私护照执行因公任务回国后不予报销。

以下情况在履行出国（境）审批手续后，可以持因私证件出访：

1. 学生出访需持因私证照；

2. 教职工出国访学，时间在90天以上的（含90天），可以持因私证件，自行办理签证；

3. 教职工因公赴港澳，时间在30天以上的（含30天），可以持因私证件，自行办理港澳通行证、签注；

4. 持境外国家、地区永久居留权的中方人员，可持因私证照出访。

三、签证材料篇：

Q：外方邀请函有哪些要求？

A:①邀请函应发自拟出访国家本土，使用该国官方通用语言，内容应包括邀请到访的起止日期、停留天数，出访目的、任务及主要活动安排，到访人员的姓名、出生日期、工作单位、职务（对外身份），费用负担情况等，签署处应有邀请人的签名、邀请单位和邀请人职务，有公章的应加盖公章。邀请函应具有邀请单位名称、地址、联系电话、传真号码等。

②邀请单位应与出访团组任务及人员业务对口、级别对等，邀请单位和邀请人应与出访人员的职级身份相称，不得降格以求。不得应境外中资企业（含各种所有制的中资企业）邀请出访。不得接受外国驻华机构邀请，严禁通过中介机构联系或出具邀请函。不得以侨务工作名义应海外侨团的邀请出访。

③邀请函译文要全面准确，不得随意取舍，不得提供已过期的邀请函。

Q：办理签证需要准备什么材料？

A：不同国家办理签证所需材料不尽相同，请参考外事系统——各国因公签证要求模块，或直接登入江苏签证网：（http://www.visajs.com/014/mapmoreinfo.html）进行查询。

Q：签证准备材料中所说的“组织机构代码证”是什么？到哪里领取？

A：组织机构代码证既学校法人证书，由国际处随老师提供的其他纸质签证材料一起寄送到省外办签证处，无需提前领取。

Q：签证准备材料中的“单位派遣函”应该怎么获得？

A：因各国签证要求不同，对单位派遣函的要求也不尽相同，国际处会在签证申请环节主动向老师提供派遣函模板，供老师参考填写（填写时注意派遣函起止日期必须与签证申请表一致），由国际处统一使用学校信笺纸打印、签字、盖章。

Q：签证照片要求提交6个月以内的拍摄的近期照片，我有一年前的照片，相貌变化不大，尺寸符合要求，可以用这一版吗？

A：因为签证官会通过翻看护照或现场面签查验照片是否为近期拍摄，如果不符合会被退回，耽误办理进度。建议按照使馆要求提交近6个月内拍摄的签证照片。

四、出行要求及经费使用篇

Q：乘坐航班及路程航线有何要求？

A：根据《江苏省财政厅关于加强公务机票购买管理改革有关事项的通知》苏财购[2015]7号文，具体请参考财务处网站（https://cwc.njupt.edu.cn/2016/0506/c804a9759/page.htm），因公临时出国(境)时，购票人应当选择直达目的地国家（地区）的国内航空公司航班出入境，没有直达航班的，应当选择国内航空公司航班到达的最邻近目的地国家（地区）进行中转。因在境外中转1次以上（不含1次）等特殊原因确需选择非国内航空公司航班，以及因最临近目的地国家（地区）中转需办理过境签证而选择其他邻近中转地的，应在外事管理系统中“乘坐非国内航空公司航班和改变中转地”模块提交申请，事先经单位外事部门和财务部门审批同意。

具体选择标准和审批原则如下：

（一）国外目的地城市为已通航城市的

购票人计划到达的国外目的地城市属于我国航空公司已通航城市，购票人必须选择我国航空公司承运航班，不得选择国外航空公司航班。

（二）国外目的地城市所在国家有通航城市的

购票人计划到达的国外目的地城市不属于我国航空公司已通航城市，但目的地城市所在国家（地区）有通航城市。购票人应当选择我国航空公司直达目的地国家（地区）其他通航城市的航班，再转乘国外航空公司航班至目的地城市，此类情况不需要审批。

（三）国外目的地国家没有通航城市的

购票人计划到达的国外目的地城市不属于我国航空公司已通航城市，且目的地城市所在国家（地区）没有其他通航城市。购票人应当乘坐我国航空公司航班，到达目的地国家（地区）所在大洲邻近国家（地区）的通航城市，再转乘国外航空公司航班至目的地城市，此类情况不需要审批。

（四）始发地与目的地均在境外的

国际行程中始发地与目的地之间均在境外、且两地间无我国航空公司承运航班的，购票人可以选择国外航空公司航班，此类情况不需要审批。

（五）中转需要办理过境签证的

因中转国家（地区）需办理过境签证，购票人需选择其他临近目的地国家（地区）中转，并乘坐国外航空公司航班的，此类情况需要审批。

（六）需要中转一次以上的

乘坐我国航空公司航班到国外目的地城市需中转一次以上（不含一次）的，购票人可以乘坐国外航空公司航班以减少中转次数，但此类情况需要审批。

（七）涉密、临时紧急出国任务的

因涉密原因、临时紧急出国任务等特殊原因确需选择国外航空公司航班的，需要审批。

国际航线选择标准以及外事部门审批原则请参阅：

https://www.gpticket.org/announcement/gpInterAirlineRules.action

Q：各国家和地区在外费用开支标准是什么？

A：各国家和地区在外费用开支标准依据《因公临时出国经费管理办法》苏财行〔2014〕5号文执行，具体参考本网站因公出国（境）——材料下载——公派出国国家标准（https://exchange.njupt.edu.cn/7454/list.htm），或参考财务处网站（https://cwc.njupt.edu.cn/2016/0414/c805a9673/page.psp）。

Q：我购买的凌晨1点的飞机，出境章提前了一天怎么办？或者，我回国落地时间是23点，但是入境很慢，过了24点，入境章盖了新的一天，算不算超期回国？

A：如果因购买凌晨航班（红眼航班）导致出境章显示提早一天出境，在回国（境）后还需提交“航空运输电子客票行程单”和登机牌复印件各一份，以证明实际出境日期符合规定。回国入境章晚一天的情况同理。

Q：我可以在国际会议开始前提前几天出发吗？那几天的开销我可以自费，不使用公款。

A：因公临时出国（境）是一项严肃的工作，具有很强的政策性和纪律要求，必须严格按照批准的日程出入境和执行公务，其他非公务活动以及私人事务不予批准。且因公护照属于公物，由学校集中管理，按照规定，出访人员不得使用公权公物“搭车”谋取个人利益或处理私人事务。

Q：我在A国访学期间，想从A国入境第三国或在A国其他城市参加国际会议或执行其他任务，是否可以使用科研经费报销相关费用？

A：可以，但需提前向国际处提交情况说明（需出访人所在单位负责人签字并盖公章），并提前履行出国（境）审批手续。

Q：出访前未办理因公出访审批手续，回国后费用可以报销吗？

A：出访人员应在出访前办理审批手续，未办理因公出访审批手续回国后不予补办，不予报销相关出国费用。

五、回国篇

Q:出访团组回国后多长时间应归还证照？还需要履行哪些手续？

A:出访团组回国后应在7天之内归还证照，并履行回国反馈手续。

回国反馈需提供以下材料：

1、出访总结（Word版）

2、出访总结（PDF签字并盖学院章）

3、执行八项规定报告表

请携带含有这三个材料电子版的U盘到行政楼340室提交（专机专线不能上网）。出访报告模板可在国际处网站——材料下载页面下载：

https://exchange.njupt.edu.cn/7454/list.htm

Q：出访回国后报销各需要出具哪些材料？

A：出访回国后经费报销需向财务处提交：省外办批件原件或复印件、任务和经费预算表、国际旅费和国外城市间交通费住宿费等相关凭据原始凭证、汇率核算单。各项有效票据报销时须用中文注明开支内容、日期、数量、金额等，并由出国人员签字。

Q：在外执行任务团组如遇不可抗力因素无法按期回国该怎么办？

A：如遇不可抗力因素，出访人应第一时间向国际处提交说明情况，归还证照时提交情况说明原件（加盖单位公章）。